در ماتریس آیزنهاور، کارها به ۴ دسته مهم و فوری، مهم و غیرفوری، غیرمهم و فوری، غیرمهم و غیر فوری تقسیم میشوند که با این روش میتوانید زمانتان را مدیریت کنید.
آیزنهاور که بود؟
دیوایت دی آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) ژنرال پنج ستاره آمریکایی در جنگ جهانی دوم و سی و چهارمین رییس جمهور این کشور بود که دستاوردهای بسیاری برای آمریکا ایجاد کرد. او دو دوره رییس جمهوری آمریکا بود و در این مدت سیستم بزرگراههای بین ایالتی را ساخت، ناسا را تأسیس کرد، اولین قانون مدنی بعد از پایان جنگ داخلی آمریکا را تصویب کرد، جنگ با کره را به پایان رساند، با آلاسکا متحد شد و جنگ سرد با روسیه را به همان شیوه سرد نگه داشت. او دوازه سال به عنوان مرد تأثیرگذار گلدن کلاب انتخاب شد.
در کتاب هفت عادت مردمان موثر ماتریس آیزنهاور به عنوان ابزاری برای اولویت بندی کارها آموزش داده شده است.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
در این قسمت شما را با اینکه ماتریس آیزنهاور چیست آشنا میکنیم. ماتریس آیزنهاور جدولی است که در آن کارها با توجه به فوریت و اهمیت دستهبندی میشوند. در این ماتریس ما یاد میگیریم که مدیریت زمان به معنی انجام همه کارها نیست؛ فقط لازم است بفهمیم الان باید به کدام یک از کارها برسیم. در نتیجه کارهای بینتیجهای که انجام آنها فقط وقت ما را تلف میکنند، از برنامه حذف میشوند و میتوانیم بگوییم: زمان خود را مدیریت کردهایم.
در ماتریس آیزنهاور کارها به چهار دسته تقسیم میشوند؛
- کارهای مهم و فوری که باید در همان لحظه انجام شوند
- کارهای مهم و غیرفوری که باید برای آنها برنامهریزی کرد تا در اولین فرصت انجام شوند
- کارهای غیرمهم و فوری که باید به دیگران واگذار شوند
- کارهای غیرمهم و غیر فوری که باید به طور کلی از صفحه روزگار محو شوند!
کارهای مهم و فوری
این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.
ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینههای زیر بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیتهای شما، سبکتر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد:
- وقت گذاشتن روی مهارت تخمین و برآورد
- تلاش برای تقویت قدرت پیش بینی و نیز تشخیص و تحلیل سناریوهای پیش رو
- افزایش انضباط شخصی و نظم درونی
به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری میرسند، زمانی میتوانستهاند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.
اما به علت پیشبینیها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از آن کارها)، امروز در دستهی مهم و فوری قرار گرفتهاند.
کارهای مهم ِ غیرفوری
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد میکنند، در این دسته قرار میگیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچکدام در این لحظهی مشخص، به شما آسیب نمیرسانند.
اما در بلندمدت، فرصتهای بسیاری را از شما میگیرند و ممکن است بحرانهای متعددی را برایتان ایجاد کنند.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
کارهای غیر مهم اما فوری
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمانبندی مجدد است.
اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا اینکه زمانشان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
مثلاً شاید بشود همکار شما به جای شما در یکی از جلسات کاری شرکت کند (بخشی از جلساتی که مدیران، میکوشند اهمیتِ حضور خود را در آنها اثبات کنند، بدون حضور مدیر و توسط نمایندهی او، میتواند با همان کیفیت یا حتی با اثربخشی بالاتر برگزار شود).
همچنین اگر کارهای مهمِ فوری و مهمِ غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرارِ تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد میگیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانهتر برنامهریزی کنید؛ تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.
کارهای غیر مهم و غیرفوری
چک کردن پستها و استوریهای دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار، وقت گذاشتن برای رسانههای زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار میگیرند.
البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداقهای بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافتهاند جستجو کنید، میتوانید نمونههای فراوانی از آنها را بیابید.
