با ترفندهای مدیریت زمان دیگر اتلاف وقت نداشته باشید

این را به خوبی می‌دانیم که یکی از مهمترین اصول برای دستیابی به موفقیت و تنها سلاح رایگان و ارزان‌قیمت که با کنترل آن، می‌توان دیگر مباحث زندگی همچون کار، درآمد، بازدهی و غیره را به کنترل درآورد و از دیگران پیشی گرفت، مدیریت زمان می‌باشد. امروز قصد داریم تا در این مقاله، درخصوص موضوع مدیریت زمان صحبت کرده و تکنیک‌هایی را به منظور استفاده هر چه بهتر از این سلاح مهم و کاربردی بیان نماییم.

پس تا انتها با ما همراه باشید.

مقدمه‌

در اینجا مطالبی را به منظور شفاف شدن صورت مسئله بیان می‌کنیم. پرواضح است که امروزه، گسترش فضای مجازی و زندگی اجتماعی، سبب شده است تا بسیاری از افراد، بخش عظیمی از زمان خود را صرف این مباحث و دنیای مجازی نمایند. ممکن است در بسیاری از موارد، وظایف، اهداف و یا کارهایی بر عهده ما قرار گیرد که همواره در انجام آن کوتاهی می‌کنیم و هر بار آن را به شنبه‌های بعد موکول می‌کنیم. شنبه‌هایی که هرگز نخواهد آمد. در بسیاری از موارد نیز با خود عهد می‌بندیم که تا پایان شب، تمامی کارهای مورد نظر را پیش برده و آن را به اتمام برسانیم. اما در هنگام خواب، به این نتیجه می‌رسیم که چقدر زود روز گذشت و به شب رسیدیم، در حالی که بخش اعظمی از کارهای خود را نیز انجام نداده‌ایم. اینجاست که به اهمیت و فواید موضوع مدیریت زمان پی می‌بریم. حتی برخی از ما انسان‌ها، افرادی هستیم که همیشه در حال انجام کار هستیم، ولی در عمل، هیچ کاری نمی‌کنیم و اگر از ما بپرسند امروز چه کردیم، هیچگونه پاسخ قابل توجهی نخواهیم داشت.
داستان عدم مدیریت زمان و کمبود وقت تنها به زندگی فردی افراد ختم نشده و ممکن است در سازمان‌ها و شرکت‌ها، این هدر رفتن زمان و عدم مدیریت زمان، بروز بیشتری پیدا کرده و نتایج جبران ناپذیری از خود بر جای گذارد.

مدیریت زمان، مهارتی می‌باشد که در سر وقت انجام دادن کارها و جلوگیری از کمبود زمان به ما کمک زیادی می‌کند. بسیاری از افرادی که در زندگی شخصی خود، مدیریت و برنامه‌ریزی دارند، کارهای خود را در اسرع وقت و مهمتر از آن، به شکلی صحیح انجام داده و از زمان خود به صورت موثرتر و پربارتر استفاده می‌کنند، چرا که مهارت‌های مدیریت زمان را به خوبی فرا گرفته و تمرینات مربوط به این مهم را به منظور استفاده در زندگی شخصی، به شکلی مناسب به کار گرفته‌اند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان را می‌توانیم مهارتی جادویی بنامیم، که ما را به شخصیتی قوی تبدیل می‌کند. این مهارت جادویی، همان موضوعی است که سبب می‌شود برخی افراد از زندگی و وقت خود نهایت استفاده را برده و در موفقیت، به سطوح بالایی برسند و در همان حین که دیگران در کنج نشسته و در واکنش به موفقیت‌های او می‌گویند:”خوش به حالش، چه شانسی دارد”، آن شخص به شکلی سریع و بدون توقف، پله‌های ترقی را طی می‌کند.

“مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به شکلی موثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم.”

این مدیریت موثر زمان، این اجازه را به ما می‌دهد تا بر اساس اولویت خود، فاصله‌ زمانی خاصی را به فعالیت خاص اختصاص دهیم و یا به عبارت دیگر، این که چگونه زمان را مدیریت کنیم. یعنی همان موضوع که چگونه از وقت خود به بهترین شکل ممکن استفاده نماییم. این کار به ابزارهای خاص و پیچیده نیاز نداشته و تنها باید نسبت به این امر کمی تمرکز و توجه داشته باشیم. البته در کنار موضوع مدیریت زمان، مدیریت انرژی نیز از اهمیتی خاص و بالا برخوردار است و باید مورد توجه واقع شود. مدیریت انرژی نیز تعریف خاص خود را دارد:

“مدیریت انرژی، یعنی بدانیم چه زمانی، چه میزان از انرژی را دارا هستیم و چگونه باید آن را بین کارهای مختلف خود، با اولویت‌های مختلف تقسیم نماییم.”

افراد، با یکدیگر تفاوت‌های زیادی دارند و همه اشخاص به یک علت و دلیل واحد دچار مشکل عدم مدیریت زمان و کمبود وقت نمی‌شوند. لازم است قبل از فکر کردن در خصوص مدیریت زمان و حل مشکل کمبود وقت، تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. به همین منظور، در این بخش برخی از دلایل رایج کمبود زمان را با یکدیگر بررسی می‌نماییم.

ممکن است بسیاری از ما، رویایی بزرگ در سر داشته باشیم. این رویای بزرگ، گاهی اوقات این احساس را در ما تداعی می‌کند، که زمان بسیار کم است و گرفتار کمبود زمان هستیم. مثلا، شاید بسیاری از ما، زمانی که تصمیم به تبدیل شدن به یک انسان بزرگ گرفتیم، یا زمانی که به غول‌های بزرگ اقتصادی در ایران و جهان می‌اندیشیم، یا حتی اگر بخواهیم خود را در علم، دانش و فرهنگ و هنر به اثبات برسانیم و برای خود جایگاهی دست و پا نماییم، اولین موردی که در این مسیر در مقابل چشمانمان و در ذهنمان حاضر می‌شود، مساله محدودیت زمان است. بخصوص در زمانی که به سن خود فکر می‌کنیم و این حس در ما تداعی شود، که تا این نقطه که هم‌اکنون آمده‌ایم، به اندازه کافی از عمر و وقتمان بهره نبرده و استفاده نکرده‌ایم. این تفکرات یکی از دلایل موجود در خصوص کمبود زمان است.

یکی از عواملی که ممکن است سبب کمبود زمان گردد، مشکل ما در اولویت‌بندی کارها و فعالیت‌ها می‌باشد. برخی مواقع، این حس را داریم که حجم فعالیت‌ها، زیاد بوده و در این موضوع که کدام کار را به نفع دیگری کنار بگذاریم و کدام کار را در اولویت قرار دهیم دچار تردید و اشتباه می‌شویم. در همین زمینه، دوستی تعدادی از کارهای خود را بیان می‌کرد:

من قصد دارم درس بخوانم و بالاترین معدل را در پایان دوره کارشناسی کسب نمایم. ضمناََ در همین حین دغدغه‌ کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. این را نیز شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه این موارد در یک اولویت هستند و مهم هستند، یا اگر اولویت‌های آن‌ها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.

در بسیاری از رشته‌ها و فعالیت‌های مختلف، این مشکل برای بسیاری از افراد پیش می‌آید، مثلا، شخصی که مدیریت یک شرکت را بر عهده دارد، دغدغه این را دارد که جلسات برون‌سازمانی را با کیفیت و دقت بالا برگزار کند، از سمتی دیگر، قصد دارد بازدیدهایی منظم و دوره‌ای درون شرکت داشته باشد. ضمن این موارد، علاقه‌مند به وقت گذراندن با همسر و فرزندان نیز هست. علاوه بر این، دوست ندارد با عدم مطالعه، از دانش و تکنولوژی روز عقب بماند.

این عدم اولویت‌بندی، از مهمترین عواملی است که ضعف در آن، کمبود زمان و ضعف در مدیریت زمان را به دنبال خواهد داشت. اولویت‌بندی، مهارتی مهم و ضروری و در عین حال، بسیار دشوار و چالش برانگیز می‌باشد. بسیاری از ما، فوبیای تصمیم‌گیری داشته، و نسبت به کنار گذاشتن برخی گزینه‌ها، احساس ترس می‌کنیم. اگر بخواهیم این موضوع را به خوبی روشن نماییم، فوبیای تصمیم‌گیری در انتخاب گزینه‌های دارای اولویت، درست به مانند شخصی است که قصد خرید یک هدیه برای کودک خود را دارد، و با بودجه یک میلیون تومانی، در میان دو اسباب‌بازی با قیمت‌های پانصد و ششصد هزار تومان، دچار شک و تردید شده و در نهایت با قرض گرفتن صد هزار تومان، هر دو اسباب بازی را خریداری می‌نماید.

یکی از ضعف‌هایی که در ما ممکن است دیده شود و یکی از عوامل کمبود وقت است، موضوع عدم واگذاری برخی کارها به دیگران است. ممکن است در بسیاری از موارد، در واگذاری کارها به دیگران دچار ضعف باشیم. علاوه بر عدم واگذاری کارها نیز، ممکن است کار را به شکلی نامطلوب به دیگران واگذار کنیم و تنها زحمتی دوچندان را برای خود به بار آوریم. درست به مانند شخصی که در یک واگذاری نادرست، خرید پیراهن را به دوست خود واگذار می‌کند و زمانی که با پیراهن روبرو می‌شود، زحمت تعویض پیراهن به دلیل رنگ نامناسب و یا سایز نادرست بر عهده خود شخص باقی می‌ماند. و یا شخصی که تایپ یک نامه اداری را به دوست خود واگذار می‌کند، اما زمانی دو برابری را صرف غلط‌گیری و ویرایش نامه می‌کند.
موضوع ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، سبب می‌شود تا در نهایت، اکثر ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه‌جویی در زمان، همین است که کار خود را خودمان انجام دهیم. اما این موضوع که ممکن است ظرفیت ما در انجام کارها محدود باشد، نهایتاََ ما را به سمتی می‌برد که در می‌یابیم، مدیریت زمان همان کلید طلایی حل این مشکلات می‌باشد.

از دیگر دلایلی که ما را به سمت مدیریت زمان سوق می‌دهد، موضوع کمال‌طلبی است. در واقع، کمال‌طلب به کسی گفته می‌شود که در هیچ صورت، استاندارد 90 یا 95 درصد را نپذیرفته و همه چیز را 100 از 100 می‌خواهد. همین موضوع است که هر انجام کاری توسط فرد کمال‌طلب، بیش از زمان معمول زمان می‌برد. مثلا، برای نوشتن نامه‌ای که تنها 5 دقیقه زمان لازم دارد، بیش از پنج بار آن را مرور می‌کنند و پس از گذشت سی دقیقه، با نارضایتی محض آن را ارسال می‌کنند.

طبیعی و روشن است که در این شرایط، احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان بوده و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

در موارد بسیاری، مسیر کاری تیم و یا سازمان ما نادرست است و در این شرایط به‌جای درست کردن مسیر، به شکل موردی مشکلات را حل می‌نماییم. ممکن است در سازمان خود، بستری ایجاد کرده‌ایم که فسادزا بوده و یا کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند. مسئله اینجاست، به‌جای بررسی ریشه مسئله و مشکل، هر روز وقت زیادی را صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات او می‌کنیم. وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد. احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

از دیگر ریشه‌های کمبود زمان، می‌تواند موضوع اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها باشد. در بسیاری از موارد، مشکل اصلی ما کمبود زمان نیست، بلکه عقب انداختن پیوسته کارها به زمانی دیگر، مشکل اصلی ما می‌باشد. در بسیاری از مواقع، توانایی انجام پروژه درسی در همین روز را داریم، اما با تنبلی، ترجیح می‌دهیم آن را تا حد امکان عقب بیندازیم. خیلی از ما می‌توانیم اکنون مانتو و یا لباس خود را به خشکشویی بدهیم، اما با اهمال کاری، آن را به زمان عصر موکول می‌کنیم. در صورتی که ما نیز به اهمال کاری مبتلا هستیم، شاید بهتر است پیش از فکر به تکنیک‌های مدیریت زمان، مطالب مرتبط با اهمال کاری را مطالعه نماییم.

ممکن است هر یک از ما، از کسانی باشیم که نمی‌توانیم به سادگی به دیگران “نه” بگوییم. همین موضوع است که بخش عمده‌ای از وقتمان را صرف اموری می‌کنیم که صرفاََ آن را به دلیل خجالت و یا رودربایستی پذیرفته‌ایم. در این موضوع و این شرایط، تلاشمان برای بهبود مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی نیست و صرفا در حال افزایش ظرفیت بارکشی خودمان هستیم تا دیگر افراد بتوانند با دردسر کمتری، باری بیشتر را بر شانه‌های ما قرار دهند.

گاهی اوقات آنقدر درگیر موضوع مدیریت زمان می‌شویم، که مسئله مدیریت انرژی را از یاد می‌بریم. مدیریت انرژی مسئله‌ای است که از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و گاهی از نگاهمان دور می‌ماند. در مواردی لازم است از خود بپرسیم، آیا لازم است تا تمام ساعات بیداری خود را با فشاری همه جانبه، صرف کار کنم یا باید ساعتی را نیز صرف تجدید قوا و استراحت نمایم تا کارایی و راندمانمان در کار افزایش یابد؟
در مواردی، یک ساعت برای حل مسئله فرصت داریم. آیا این درست است که 60 دقیقه را به شکلی متوالی و پیوسته روی مسئله کار کنیم؟ بهتر نیست این 60 دقیق را به 45 دقیقه کاهش دهیم و 15 دقیقه در این بین را به استراحت بپردازیم؟ قطعا در این حالت شانس ما برای حل مسئله بیشتر و بزرگتر خواهد بود.

توانایی‌هایی که مدیریت زمان را شکل می‌دهند

در این بخش، 6 توانایی که تشکیل‌دهنده مهارت کنترل زمان هستند را مورد بحث قرار می‌دهیم. بدون شک، بهبود مهارت‌های زیر، به شکلی باور نکردنی مدیریت زمان را به خوبی برای ما به ارمغان می‌آورد و این ویژگی مهم می‌تواند عامل مهمی در رسیدن به موفقیت‌ها و ساخت زندگی بهتر و عالی‌تر گردد. این را به یاد داشته باشید که این تمرین‌ها و تکنیک‌ها، نیازمند پشتکار، تلاش و توالی در انجام آن بوده و به شکلی جامع و کامل، از منابع مختلف و معتبر تهیه گردیده است.

1. تعیین هدف:

بدون شک، اولین قدم، و مهمترین قدم در مدیریت زمان، این موضوع است که هدف را به خوبی روشن و تعیین نماییم. بدون هدف پیش رفتن، درست مانند این است که در یک خودرو بنشینیم، اما ندانیم مقصدمان کجاست. پس اهداف انجام کارها باید به خوبی روشن گردد.

یک هدف بدون برنامه، فقط یک آرزو است.

“آنتوان دوسنت اگزوپری”

کاملا درست است که یک هدف بدون برنامه، تنها یک آرزوست. اما مهمتر از آن این است که باید به خوبی بدانیم که یک برنامه بدون هدف، حتی یک آرزو هم نیست. اگر ما تمام وقت خود را صرف برنامه ریزی کنیم و آن را اجرا کنیم، بدون هدف، عملاََ دچار یک کار پوچ و بیهوده گشته‌ایم.
با یک مثال ساده می‌توانیم اهمیت هدف در کار را بیان نماییم:

فرض کنیم، دوستی از ما بخواهد روزانه، به مدت یک سال، هر صبح ساعت 6 از خواب برخیزیم. بعید است که این کار را بپذیریم.
اما اکنون تصور کنید همان دوست، از ما بخواهد به ازای 6 صبح بیدار شدن، ماهانه 20 میلیون تومان وجه نقد به ما می‌دهد. اکنون بعید است که این پیشنهاد را رد نماییم.

در مثال بالا، در ذهنمان، شرایط را سبک و سنگین می‌کنیم و با خود می‌اندیشیم که درست است بیدار شدن در صبح زود دشوار است، اما ماهانه 20 میلیون تومان کاملا ارزشش را دارد.

• مانع از تنبلی و تعویق در کارها می‌شود.
• سبب می‌شود بر روی کار خود تمرکز کنیم و از این شاخه به آن شاخه نپریم.
• انگیزه‌ای سرشار برای ادامه و شکست نخوردن به ما می‌دهد.

یافتن هدف همیشه آسان نیست و لازم است برخی روش‌ها به منظور هدف‌گذاری را یاد بگیریم. همین که هدف را روی کاغذ بنویسیم و بدانیم چه می‌خواهیم کافی نیست، بلکه هر هدف باید 5 ویژگی مهم را در خود جای داده باشد. 5 ویژگی که حروف اول آن‌ها کلمه SMART را تشکیل می‌دهند. به همین جهت به این روش، روش هدف‌گذاری SMART گفته می‌شود.

• مشخص (Specific)
  هر چه هدف خاص‌تر داشته باشد بهتر است، اهداف ما نباید حالت عمومی و کلی داشته باشند. هدف مشخص باید بگونه ای باشد که شخص سوم، با شنیدن هدف ما بتواند به این سوالات پاسخ دهد:
  1. چه کسی قرار است به این هدف دست یابد؟
  2. او می‌خواهد در نهایت به چه چیز دست یابد؟
  3. چرا می‌خواهد وقت خود را به این هدف اختصاص دهد و به آن دست یابد؟
  4. حدوداََ چه مقدار زمان نیاز دارد و چه زمانی به هدف خود می‌رسد؟
• قابل اندازه‌گیری (Measurable)
  منظور از قابل اندازه‌گیری بودن این است که با دلیل و مدرک بتوان ثابت کرد که به هدف خود رسیده‌ایم. به همین منظور می‌توانیم در تعریف اهداف خود از اعداد استفاده نماییم. برای مثال، فرض کنیم هدفمان این است در هفته آینده درس بخوانیم:
  1. هدف غیرقابل اندازه‌گیری: هفته آینده را می‌خواهم به خوبی درس بخوانم.
  2. هدف قابل اندازه‌گیری: در هفته آینده، می‌خواهم هر روز 10 صفحه از کتاب درسی را مرور کنم.
• دست یافتنی (Attainable)
  هدف نمی‌تواند خیالی و غیرواقعی باشد، بلکه باید قابل انجام و واقع‌گرایانه باشد. هدف دست یافتنی را می‌توانیم با توانایی، دارایی، زمان و غیره مشخص نماییم.
• مرتبط (Relevant)
  هر هدف، یک مقصود و علتی دارد. اگر هدف ما خیلی دورتر از مسیر اصلی باشد که در آن حضور داریم، یا به سمت آن نمی‌رویم و یا اصلا توانایی پایبندی به آن هدف را نداریم، لازم است تا هدف را در حوزه کار و علایق خود انتخاب کنیم.
• زمان‌دار (Time-Based)
  اگر یک هدف تعیین کنیم و زمانی برای آن مشخص نکنیم، در واقع نیازی برای اقدام احساس نمی‌کنیم. نتیجه این عدم اقدام این می‌شود که تا جای ممکن وظایف خود را به تعویق می‌اندازیم. پس لازم است به شکلی دقیق، مشخص کنیم که برای رسیدن به هدف، چه مقدار زمان نیاز داریم.

آموزش پیشنهادی

14 مرحله قدم به قدم تا هدف گذاری به روش برایان تریسی

شاید برای همه ما این سوال پیش آمده باشد که “چگونه در سریع‌ترین زمان ممکن،…

مشاهده آموزش

2. برنامه‌ریزی هدفمند:

برنامه‌ریزی هدفمند، کار دشوار و سختی نیست و کافیست هر روز، کارهای خود را در یک لیست قرار دهیم و از پیش بدانیم که در طول روز چه کارهایی را باید انجام دهیم.

برایان تریسی، نویسنده بیش از 80 جلد کتاب در زمینه خودیاری عنوان می‌کند که:

“هر یک دقیقه‌ای که صرف نوشتن برنامه خود کنید، در عمل 10 دقیقه در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند”

حقیقت نیز همین موضوع است، اینکه هر چه زمان بیشتری را صرف نوشتن یک برنامه روزانه قوی و عالی کنیم، به دنبال آن، شاهد نتایج بهتر و سریعتری خواهیم بود. زمانی که برنامه ریزی داشته باشیم، دیگر بخش‌های مدیریت زمان را راحت‌تر پیش می‌بریم. گاهی اوقات ممکن است در برنامه‌ریزی ضعف نشان دهیم و خیلی زود جا بزنیم و با خستگی، برنامه را رها کنیم. ممکن است بارها پیش آمده باشد که بر روی یک کاغذ، برنامه روزانه خود را یادداشت نماییم، اما حتی یک درصد از آن را نیز دنبال نکنیم. یا اینکه سال جدید را با یک برنامه‌ریزی آغاز کنیم و تا پایان سال هیچ قدمی در راستای این برنامه و رسیدن به هدف برنداریم. حتی اینکه یک دفتر برنامه‌ریزی خریداری کنیم و خود را تشویق کنیم، اما تنها سه یا چهار صفحه از آن را استفاده نماییم. روشن است در مواقع تجربه جملاتی که بیان گردید، دچار عذاب وجدان می‌شویم و با این تفکر که خیلی تنبل هستیم، خود را نیز سرزنش می‌نماییم.

• برنامه خود را جدی نمی‌گیریم:
  شخص که در برنامه‌ریزی طرف حساب ما می‌باشد، در واقع خودمان هستیم. اگر برنامه‌ریزی را جدی نگیریم و در این امر با خود سختگیر نباشیم، در هنگام اجرا، با خود می‌گوییم “اکنون اگر انجام ندهم چه خواهد شد؟”، این جمله همان قاتل و نابودگر برنامه‌ریزی ماست. پس لازم است چهار نکته و اصل اساسی را برای مقابله با این نابودگر دنبال نماییم:
  – با خودمان سخت‌گیرانه برخورد کنیم.
  – در پایان شب و هنگام خواب، عملکرد روزانه خود را ارزیابی نماییم.
  – برای خود تنبیه و تشویق تعیین نماییم و به این تنبیه و تشویق پایبند بمانیم.
  – در خصوص این موضوع که امروز چه فعالیت و کارهایی را قرار است دنبال نماییم، با دیگران به صحبت بپردازیم.
• فراموش کردن:
  در بسیاری از موارد ممکن است فراموش کنیم و بر اثر این فراموشی، برنامه خود را به درستی دنبال نکنیم. برای همین است که باید:
  – برنامه روزانه را درون یک دفتر مخصوص نوشته و این دفتر را در مقابل دیدگان خود قرار دهیم.
  – از اپلیکیشن‌های مدیریت زمان استفاده کنیم، چرا که این اپلیکیشن‌ها، ویژگی‌های متعددی از جمله آلارم و یادآوری را دارند.
• عدم مهیا بودن شرایط:
  در مواردی پیش می‌آید که قصد عمل به برنامه مورد نظر خود را داریم، اما مشکلی که در این بین وجود دارد، موضوع شرایط است که این اجازه را نمی‌دهد. برای مثال، زمانی که تصمیم به رژی لاغری گرفته‌ایم، اما این را از یاد برده‌ایم که برای خود غذای رژیمی تدارک ببینیم، پس گزینه‌ای جز فست فودها برای ما باقی نمی‌ماند. بدین منظور، لازم است تا:
  – پیش از آنکه بخواهیم کاری را انجام دهیم، شرایط محیطی را آماده نماییم. مثلا این را می‌دانیم که در شرایط مهمانی نمی‌توان درس خواند و یا در تخت‌خواب نمی‌توانیم کار کنیم.
  – شرایط روحی و جسمی از محیط اطراف مهم‌تر بوده، پس لازم است به اندازه بخوابیم، به اندازه آب بخوریم و حواسمان به سلامت روح و جسم باشد.
• برنامه بیش از حد دشوار:
  نباید این را از یاد ببریم که برنامه مورد نظر ما، برای یک انسان نوشته می‌شود. انسانی که به جز کار و تلاش، در طی روز به تفریح، استراحت و تجدید قوا نیاز داشته و کار 12 ساعته با تنها 4 ساعت خواب، نه تنها خوب نیست، بلکه اجازه نمی‌دهد در طولانی مدت، به برنامه خود پایبند باشیم. در اینجا نیز لازم است برخی موارد را رعایت نماییم:
  – در برنامه روزانه خود، قطعا باید زمانی را به منظور ورزش و پیاده‌روی در نظر گرفت.
  – برنامه خود را به شکلی منعطف بنویسیم.
  – در زمان برنامه‌ریزی، بخشی از زمان را به منظور جبران زمان‌های از دست رفته اختصاص دهیم.
  – از تفریح و استراحت به موقع و به اندازه فراموش نکنیم، چرا که اگر به موقع و به اندازه باشد، وقت تلف کردن نبوده و بسیار مفید است.
• وظایف و کارها، واضح نیستند:
  مشخص کردن وظایف و کارها به شکلی که قابل اندازه گیری باشد، یکی از هنرهای مهم و اصلی در برنامه‌ریزی است. باید بدانیم قرار است به چه چیزی برسیم و برای چه چیزی در حال تلاش هستیم. پس لازم است تا:
  – وظایف و کارها را به شکل قابل اندازه‌گیری تعریف کنیم و با پایان یافتن مهلت زمانی، بتوانیم بگوییم آیا کار انجام شده است یا خیر.
  – پرهیز از بیان جملات نسبی و کلی برای تعریف کارها و وظایف.
• وجود وقت خالی بیش از حد:
  این در زمانی رخ می‌دهد، که زمان اتمام کار را کمتر از مقدار زمان واقعی و لازم آن تخمین بزنیم. به همین منظور رعایت دو نکته مهم و لازم است:
  – برنامه‌ریزی حتی برای وقت‌های خالی احتمالی که بین کارها بوجود می‌آید.
  – انتخاب یک بازه زمانی برای اتمام کارها بجای یک زمان دقیق.

3. تعیین موعد تحویل:

اگر یک زمان را به عنوان ددلاین، برای اتمام کارها مشخص کنیم، قطعا سبب خواهد شد که کار ما با کیفیت بالاتر و سریعتری انجام شود. روشن است که بسیاری از ما، علاقه داریم تا در زودترین زمان ممکن کار را انجام دهیم. واقعیت این است که هیچ شخصی، قلبن دوست ندارد، شب امتحان را با استفاده از قهوه بیدار بماند و یا کارهای عقب افتاده را در پایان هفته انجام دهد. به همین منظور به سراغ موضوعی تحت عنوان ددلاین می‌رویم. ددلاین همان چیزی است که به ما کمک می‌کند تا به اهداف خود سرعتی مضاعف ببخشیم. اگر بخواهیم در خصوص اهمیت ددلاین صحبت کنیم، می‌توانیم با یک مثال آن را بیان نماییم. دو هدف زیر را در نظر بگیریم، کدام هدف احتمال موفقیت بیشتری را دارد؟

1. یک روز می‌رسد که وزنم را کاهش دهم.
2. تا پایان سال 3 ماه فرصت دارم تا به وزن ایده‌آل و مورد نظرم دست یابم.

به نظر می‌رسد پاسخ همه ما مورد دوم باشد. اگر ددلاین‌ها نبودند، هیچ کاری انجام نمی‌شد. محکمترین دلیل این صحبت نیز این است که ددلاین‌ها، به ما فشار وارد می‌کنند و ما را مجبور می‌کنند تا به اهداف خود دست یابیم. همچنین، ددلاین و مهلت تحویل کار، سبب می‌شود تا بهتر بتوانیم در الویت‌بندی کارهای خود تصمیم بگیریم. در مسیری که ددلاین مشخص شده است، دستاوردهای کوچکی در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند و این دستاوردها سبب رضایت و افزایش اعتماد به نفس در ما می‌شوند. موارد بسیاری از مزایای ددلاین می‌توان نام برد. در بسیاری از موارد، ددلاین‌ها به ما قانون‌مند بودن و نظم را هدیه داده و کارها درست به همان اندازه که به آن زمان اختصاص داده‌ایم انجام می‌شوند. درست همان چیزی که از ددلاین می‌خواهیم، چرا که هدف از تعیین ددلاین همین است که یک کار تا ابد ادامه‌دار نباشد. ضمناََ، این ددلاین ما را از منطقه امن خود بیرون کشیده و ما را به سمت هدف هول می‌دهد.

نکات مهم در زمینه پایبندی به ددلاین‌ها:

این زمان، نه باید خیلی کم باشد که استرس و اضطراب به سراغمان بیاید و نه خیلی زیاد، که وقتمان را تلف کند.

• تعیین تشویق و یا تنبیه:
  به خوبی به یاد داریم که در زمان کودکی، به ازای نوشتن به موقع تکالیف، کارت‌های صدآفرین را به عنوان هدایا دریافت می‌کردیم، و یا در زمان عدم نوشتن تکالیف در زمان مشخص، با نمرات پایین جریمه می‌شدیم. اکنون نیز یکی از روش‌های پایبندی به این ددلاین، تعیین یک جایزه و یا یک تنبیه برای خود می‌باشد.
• سنجیدن همه جوانب:
  گاهی اوقات، همه شرایط به منظور رسیدن ما به هدف، ما را همیاری نکرده و مهم است تا در زمان تعیین ددلاین، تمامی جوانب و مشکلات احتمالی پیش‌رو را در نظر بگیریم و ددلاین را در شرایط آرمانی و ایده‌آل در نظر نگیریم.
• ایجاد تعهدنامه با جار زدن زمان ددلاین:
  موضوعی که در این بخش بیان می‌شود، این است که هدف و زمان تحویل هدف را به همه بگوییم. برای مثال، اگر قصد داریم وزن کم کنیم، این موضوع را برای همه بیان کرده و زمان آن را هم بگوییم. این کار سبب می‌شود تا یک تعهدنامه نزد خود داشته باشیم.
• نه به شادی‌های کوچک پیش از ددلاین، آری به شادی‌های بزرگ پس از ددلاین:
  شاید زیاد با این موضوع روبه‌رو شدیم که در یک رودربایستی، مجبور به پذیرفتن شادی‌های کوچک شده‌ایم. برای مثال، در حالی که یک کوه از کارها در مقابل ماست، به یک مهمانی دعوت شده‌ایم. تمایل ما نیز ماندن در منزل و رسیدن به کارهاست، اما میزبان با ما تماس گرفته و می‌گوید “اگر نیایی، نه من، نه تو!”. به همین منظور لازم است تا قدرت نه گفتن را که در ادامه در این خصوص صحبت می‌شود را به خوبی یاد بگیریم و این مهارت را در خود افزایش دهیم.
  موضوع گذشتن از شادی‌های کوچک برای رسیدن به شادی‌های بزرگ پایه و اساس موفقیت است. شاید در زندگی نوجوان‌های کنکوری که یک سال مانده به کنکور، بسیاری از شادی‌ها و جشن‌های کوچک پیش از ددلاین (موعد کنکور) را کنار می‌گذارند و پس از ددلاین، با چشیدن طعم شیرین موفقیت، به جشن‌های بزرگ می‌پردازند، بهتر بتوان این موضوع را دید. پس رسیدن به ددلاین اولویت بوده و رسیدن به تفریحات و جشن‌ها، به بعد از ددلاین‌ها موکول می‌شود.

4. اولویت‌بندی کارها:

هر کار، اولویت خاص خود را دارد. به منظور مدیریت زمان، لازم است که کارها بر اساس اهمیت آن، مرتب شده و سپس بر اساس اولویت آن کار را پیش ببریم. اولین قدم، این است که بدانیم چه چیزی در زندگی اهمیت دارد و اولویت‌ها را بهتر بشناسیم. به طور معمول، در زندگی انسان‌ها چند الویت مهم وجود دارد که در ادامه به بررسی آن می‌پردازیم. هیچ یک از انسان‌ها، شبیه به دیگری نبوده و دغدغه‌های ما با یکدیگر متفاوت است. به همین سبب در این بخش، چندین اولیت مهم که در زندگی بسیاری از افراد حضور دارد را بیان کرده‌ایم. پیش از هر چیز لازم است تا از خود بپرسیم “از زندگی چه می‌خواهیم؟” و ” چه چیزی به زندگی ما معنا می‌بخشد؟”. پاسخی که به این سوالات می‌‎دهیم، دقیقا همان هدف ما در زندگی می‌باشد و لازم است تمام کارها و تلاش‌ها، حول این هدف باشد. پس اولویت‌بندی کارها، بر اساس ارتباط آن با هدف دسته‌بندی شده و بی‌ربط‌ترین اولویت با هدف، در انتهای لیست ما قرار می‌گیرد.

1. سلامت فیزیکی:
   مسلماََ در زمان بیماری و درد، مثل درد دندان و یا سر درد، نمی‌توان خوشحال و یا مفید واقع شد. به همین دلیل، سلامتی را می‌توان بالاترین و مهمترین اولویت در زندگی دانست و دیگر اولویت‌ها را حول این مهم قرار داد. از قدیم نیز با این موضوع آشنا بوده‌ایم که “عقل سالم در بدن سالم است” و سه اصل اساسی این موضوع مهم، خواب کافی و باکیفیت، رژیم غذایی سالم و مناسب و برنامه ورزشی مرتب و پیوسته می‌باشد.
2. گذراندن اوقات با خانواده:
   این موضوع را در نظر بگیریم که یک جلسه مهم و کاری در پیش داریم و در همین هنگام، زمان تولد اولین فرزند ما نیز فرا رسیده است. حال با خود بی‌اندیشیم که در این شرایط، کدام موضوع را در اولویت قرار می‌دهیم. برای اینکه بهتر اهمیت موضوع را درک کنیم، مثالی از “گرگ مک کیون”، نویسنده کتاب مشهور “اصل‌گرایی”، بیان می‌کنیم:
   “آقای مک کیون، درست در چنین شرایطی قرار گرفت و او کارش را انتخاب کرد. اما به گفت ایشان، او نه تنها بهترین و زیباترین خاطره زندگی خود را از دست داد، بلکه این کار او، تعجب همکارانش را نیز برانگیخت”
   پس باید به یاد داشت، در الویت بندی، زمانی که برای خانواده قرار می‌دهیم، از هر کاری مهمتر است. می‌توانیم با آن‌ها فیلم ببینیم، کتاب بخوانیم، به گردش برویم و در یک کلام، خاطره بسازیم.
3. روابط سالمی داشته باشیم:
   دوستان و آشنایان، نقشی بسیار پررنگ در زندگی ما دارند. نقشی که شاید بسیار فراتر از تصورات ما نیز باشد. بنابراین، برای الویت‌بندی و مدیریت زمان، باید وقت بیشتری را به روابط سالم و در مقابل، وقتی بسیار کم و ناچیز را به روابط ناسالم و سمی اختصاص دهیم.
4. سلامت روان:
   یکی از اولویت‌های مهم ما در زندگی، موضوع سلامت روان است. اگر دائم در حال کار و یادگیری هستیم، باید بدانیم که سلامت روان نیز یکی از اولویت‌های مهم زندگی ما می‌باشد. به همین سبب لازم است تا زمانی را برای خود خالی کنیم و به این اولویت مهم بپردازیم. اما چگونه برای این اولویت زمانی را در نظر بگیریم؟
   * پایان شب را به منظور نوشتن وقایع روز و شرح حال خود اختصاص دهیم.
   * پرهیز از انجام کارهای استرس‌زا و پر تنش.
   * شناسایی نقاط ضعف و این موضوع که بدانیم چه کارها و عواملی سبب به هم ریختن تعادل روحی ما می‌شود.
   * مدیتیشن را از یاد نبریم.
5. مسائل مالی:
   یکی از حرف‌های نادرست و باورهای اشتباه، این است که با پول نمی‌توان خوشحال بود. این حرف کاملا اشتباه است و باوری نادرست که به عنوان یک ترمز در مسیر موفقیت و ثروتمند شدن عمل می‎‌کند. بدون شک اگر بخواهیم قبضی را پرداخت کنم و یا خود را سیر کنیم، نیاز به پول و ثروت داریم و بدون پول زندگی کردن، می‌تواند خوشحالی را از ما بگیرد. بنابراین لازم است همواره برای روز مبادا مبلغی را پس‌انداز کنیم و به اولویت مسائل مالی نیز توجه نماییم.

ماتریس آیزنهاور:

یکی از مهمترین و بهترین روش‌ها در زمینه اولویت‌بندی، استفاده از ماتریس آیزنهاور است که به ما می‌گوید کارهای خود را به دوسته تقسیم کنیم:

1. کارهایی که باید روی آن‌ها تمرکز کنیم
2. کارهایی که باید از آن‌ها بشدت فرار نماییم.

با رعایت این قانون می‌توانیم کارهای واقعا فوری‌مان را همزمان با کارهای مهم و هدف‌های بلندمدت‍مان پیش ببریم. بعد از شناسایی نوع کار، از طریق این ۴ استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.

5. تخمین درست زمان:

یکی از مهارت‌های مهم می‌باشد که کار درست را در زمان درست انجام دهیم. یکی از مهمترین بخش‌های مدیریت زمان، همین موضوع است که زمان را به درستی برای هرکار تخمین زده و به هر کار تخصیص دهیم. تخمین زمان از چند جنبه اهمیت دارد، واضح است که از طریق تخمین زمان وجهه اجتماعی افراد از این طریق شناخته می‌شود:

روشن است فردی که همیشه زمانی بیشتر از حد نیاز را تخمین می‌زند، به عنوان فردی تنبل از او یاد می‌شود.
شخصی که تصور می‌کند کاری در زمان کوتاهی قابل انجام است، احساس غیر قابل اعتماد بودن در حرف‌های خود القا می‌کند.
افرادی نیز که در تخمین زمان، از مهارت بالایی برخوردار هستند، به عنوان اشخاص منظم و قابل اعتماد شناسایی می‌شوند.

برای بررسی دقیق‌تر موضوع تخمین زمان، اجازه دهید سوالات زیر را مطرح کنیم:

• چه زمانی طول می‌کشد تا ناهار خود را میل کنیم؟
• چه زمانی طول می‌کشد تا به محل کار خود برسیم؟
• چه زمانی طول می‌کشد تا پروژه گروهی را انجام دهیم؟

این سه سوال، نشان می‌دهد تخمین زمان در حالات متفاوت، متفاوت است. مثلا در زمان میل شام و یا ناهار، ممکن است سبک و سنگین کنیم و با در نظر گرفتن برخی جوانب، زمان 20 تا 30 دقیقه را بیان کنیم. جوانبی مثل این موضوع که اگر غذا خیلی گرم بود، چند دقیقه صبر کنیم تا خنک شود و یا این که خوردن غذایی مثل سوپ، سریعتر از ماهی خواهد بود.
اما سوال دوم، تخمین زمان را کمی پیچیده‌تر خواهد نمود. موضوعاتی از قبیل ترافیک، شرایط جوی، اتفاقات ناگهانی همچون تصادف، عدم حضور وسیله نقلیه در زمان مناسب در محل ایستگاه و غیره، همه و همه می‌توانند عواملی باشند که به سبب آن، تخمین زمان رسیدن به محل کار کمی پیچیده‌تر شود.
در نهایت، سوال سوم تخمین زمان را تقریبا از ما دور می‌کند، چرا که زمان پایان کار، شدیداََ به اعضای گروه بستگی دارد.

اما آیا این پایان راه است و نمی‌توان تخمین صحیحی از زمان کار بدست آورد؟ خیر، در هر صورت راهی برای تخمین زمان وجود دارد.

چگونگی تخمین زمان:

• خوش‌بینانه: یک کار در بهترین حالت چه مقدار زمان می‌برد.
• بدبینانه: یک کار در بدترین شرایط، چه مقدار زمان می‌برد.
• واقع‌گرایانه: بر اساس تجربیاتی که خود و یا دیگر افراد در گذشته کسب کرده‌اند چه مقدار زمان لازم داریم.

به همین سبب، افراد موفق از یک محاسبات ساده به ترتیب در تخمین زمان‌ها استفاده می‌کنند:

1. تخمین خوشبینانه
2. تخمین بدبینانه
3. مجموع مراحل تخمین بدبینانه و خوش‌بینانه
4. با توجه به تجربه، یک تخمین واقع‌گرایانه بزنیم
5. این تخمین واقع‌گرایانه که در مرحله قبل محاسبه شد را 4 برابر کنیم.
6. حاصل جمع مرحله 5 و 3 را محاسبه کرده و آن را تقسیم بر 6 می‌کنیم.

6. هنر نه گفتن:

این یک هنر است اگر بتوانیم کاری که برای ما دشوار است و یا در برنامه‌ریزی ما جایی ندارد را انجام ندهیم. بسیار روشن است که ما می‌توانیم با “نه” گفتن، زمان را مدیریت نماییم. “نه” کلمه‌ای جادویی است که نجاتبخش ما از کارهاییست که در اولویت ما نمی‌باشند. این دقیقا یک مشکل است که بسیاری از افراد با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، مشکلی که در آن، نه گفتن کاری دشوار و سخت است. اما چگونه باید نه گفت؟

• عدم پاسخ منفی به شکلی سریع:
  شاید در هنگامی که شخصی از ما درخواستی دارد، نتوانیم در مقابل او دفتر برنامه‌ریزی را باز کرده و آن را بررسی کنیم و یا خیلی سریع با او مخالفت کنیم که این، نوعی بی‌احترامی و بی‌توجهی به شخص مقابل است. پس بهترین کار ممکن این است که با بیان برخی جملات، زمان خریده و در این خصوص، به درخواست وی فکر کنیم.
  – تشکر از شخص مقابل بابت موقعیتی که به ما پیشنهاد می‌کند.
  – علت عدم اجرای درخواست ایشان را برای او توضیح دهیم.
  – صادقانه با طرف مقابل صحبت کرده و به ایشان بگوییم زمانی جهت بررسی برنامه کاری خود نیاز داریم تا پس از این بررسی به ایشان پاسخ بدهیم.
• خوب گوش کنیم و مسئله را شفاف کنیم:
  برای اینکه بتوانیم درخصوص قبول و یا رد یک درخواست تصمیم بگیریم، لازم است تا یک تصویر دقیق از این کار و درخواست داشته باشیم. پس روشن است که باید به خوبی به شخص مقابل گوش فرا دهیم و سپس، سوالاتی نیز در خصوص کار مورد نظر ایشان مطرح نماییم. این کار سبب می‌شود تا زمانی را برای فکر کردن در خصوص کار و زمان اتمام کار و حتی مزایای این کار برای خود بخریم.
• دلیل را برای نه گفتن بیان کنیم:
  فرض کنیم، دو دوست داریم و به هر کدام پیامی می‌دهیم و از ایشان درخواست کمک در انجام کاری را داریم، ممکن است دو جواب دریافت کنیم:
  دوست اول: نه!
  دوست دوم: خوشحالم که من را دوست خودت دانستی و مشکلت را با من در میان گذاشتی. متأسفانه این روزها شدیداً درگیر پروژه‌های دانشگاهم هستم و نمی‌توانم آن طور که باید به تو کمک کنم. به هر حال خوشحال می‌شوم که در فرصتی دیگر بتوانم کمکی کنم.
  کاملا واضح است که هیچ شخصی وظیفه ندارد برای گفتن “نه”، دلیلی بیاورد. اما بهتر است ما اینکار را انجام دهیم. همیشه صرفا توجه به وظایف مهم نبوده و گاهی می‌توان با یک توضیح زیبا مانند دوست دوم، دنیا را به جایی زیباتر تبدیل کرد.
• سر حرف خود بمانیم:
  زمانی که پاسخی منفی به دوست خود می‌دهیم، این دوستان بازهم بازگردند و با جملاتی همچون “ما روی تو حساب کرده‌ایم”، “هیچکس به خوبی تو این کار را انجام نمی‌دهد”و”به نظر می‌رسد این کار وقتگیر است، اما تو توانایی انجام آن در کمتر از یک روز را داری” سعی در قبولاندن این کار به ما کنند، لازم است تا با آرامش و متانت، قاطعانه پاسخ منفی را تکرار کنیم و به نظر خودمان و وقت خود احترام بگذاریم.